Zásady zpracování osobních údajů

Verze 2026-10-04, platné od 4. 10. 2026.

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost FutuGen s.r.o. zpracovává osobní údaje ve službě FutuGen AI Gateway (dále „Služba“): v konzoli, přes API, v mobilních a desktopových aplikacích a v rozšíření prohlížeče FutuGen Gateway — přenos historie.

1. Kdo jsme

FutuGen s.r.o., IČO 26967405, DIČ CZ26967405, se sídlem Kollárova 1714/1, 500 02 Hradec Králové, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 34107 (dále „FutuGen“, „my“).

Kontakt pro otázky k osobním údajům: support@futugen.com, nebo poštou na adresu sídla.

2. V jaké roli údaje zpracováváme

Službu si objednává organizace (dále „Zákazník“) pro své zaměstnance a další uživatele.

• Jako zpracovatel pro Zákazníka zpracováváme obsah, který uživatelé do Služby vkládají: dotazy a odpovědi modelů, konverzace v chatu, dokumenty, paměť a importovanou historii. Správcem těchto údajů je Zákazník. Rozhoduje o tom, kdo Službu používá, které modely a pravidla platí a jak dlouho se data uchovávají. Zpracování se řídí zpracovatelskou smlouvou a obchodními podmínkami. S žádostmi o tyto údaje se obracejte nejprve na svou organizaci.
• Jako správce zpracováváme údaje potřebné k tomu, abychom Službu mohli poskytovat, vyúčtovat a chránit: účty, kontakty, fakturační a provozní údaje. Pro ty platí tyto zásady v plném rozsahu.

3. Jaké údaje zpracováváme

Účet a organizace

• Jméno, pracovní e-mail, role v organizaci a údaje o přihlášení (přihlašovací systém Služby, ověřený e-mail).
• U organizace IČO, název, sídlo, DIČ a plátcovství DPH. Doplňujeme je z veřejných registrů ARES a VIES.
• Telefon a obor podnikání, pokud je při registraci uvedete.
• Verze obchodních podmínek, kterou zakladatel organizace přijal, a čas přijetí.

Fakturace

• Tarif, spotřeba, faktury a platby. Platby kartou nebo SEPA zpracovává platební brána Stripe. Číslo karty k nám nepřichází.

Provozní údaje (metadata)

• U každého požadavku na model: kdo ho poslal (e-mail člena nebo API klíč), projekt, model, výsledek, počet tokenů, cena, verze pravidel a počet nahrazených osobních údajů.
• Auditní záznamy o změnách nastavení, schváleních a přístupech.
• Technické záznamy o přihlášení a zabezpečení (IP adresa, zařízení, čas).

Obsah dotazů a odpovědí do provozních záznamů ani do auditu nezapisujeme.

Obsah, který vkládáte (pro Zákazníka)

• Dotazy a odpovědi modelů. Než dotaz odejde k externímu poskytovateli modelu, Služba v něm nahradí osobní údaje zástupnými hodnotami: rodná čísla, jména, adresy, telefony, e-maily, čísla účtů, data narození a další identifikátory. Když si detekce není dost jistá, dotaz se neodešle. Tabulka zástupných hodnot je uložená odděleně a šifrovaně.
• Chat. Konverzace ukládáme šifrovaně, dokud je nesmažete vy nebo vaše organizace.
• Dokumenty a znalosti, které organizace do Služby nahraje.
• Paměť a importovaná historie z ChatGPT nebo Claude. Před uložením se de-identifikují. Paměť je ve výchozím stavu osobní. Do sdílené paměti organizace se fakt dostane jen s vaším souhlasem. Svou paměť si můžete prohlédnout, opravit, smazat i exportovat.

Mobilní a desktopové aplikace

• Přihlašovací token je uložen v systémové klíčence zařízení. Aplikace se po 5 minutách nečinnosti zamkne a odemyká se biometricky nebo kódem zařízení.
• V zařízení zůstávají jen šifrovaný chat a fronta nahrávaných dokumentů. Kopie dokumentů se smažou nejpozději po 7 dnech.
• Upozornění (push) obsahují jen typ události a identifikátor, nikdy obsah. Doručují je služby Apple, Google a Microsoft.
• Schválení provedené v aplikaci se zapisuje do auditu i s identifikátorem zařízení.

Rozšíření prohlížeče

• Rozšíření pomáhá přenést export historie z ChatGPT a Claude do Služby. Nečte obsah vašich konverzací na webu poskytovatele a nic za vás nekliká.
• Má přístup jen k doménám chatgpt.com a claude.ai, k adrese instance vaší organizace, ke staženým souborům a k vlastnímu úložišti.

Cookies a místní úložiště

Konzole nepoužívá analytické ani reklamní cookies. V prohlížeči ukládá jen nastavení vzhledu a jazyka a údaje potřebné k přihlášení. Přístupový token drží jen v paměti.

4. Proč a na jakém právním základě

• Poskytnutí Služby a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): účty, přihlášení, provoz, podpora.
• Právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): účetnictví a daně.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR):
  • bezpečnost Služby a odhalování zneužití,
  • audit a doložení toho, co se ve Službě stalo,
  • vymáhání nároků,
  • komunikace s kontaktními osobami Zákazníka o Službě.
• Pokyny Zákazníka (čl. 28 GDPR): obsah, který do Služby vkládáte.

Obsah dotazů, dokumentů ani paměti nepoužíváme k trénování modelů ani k jiným vlastním účelům.

5. Komu údaje předáváme

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Ltd. a skupina Google): provoz instancí, úložiště, šifrovací klíče a zálohy.
• Poskytovatelé modelů, které zvolí Zákazník: OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft Azure OpenAI, Amazon Bedrock nebo Mistral.
  • Dostávají jen de-identifikované dotazy.
  • Když Zákazník použije vlastní klíč poskytovatele, řídí se vztah s poskytovatelem jeho smlouvou s tímto poskytovatelem.
  • Lokální modely běží v infrastruktuře instance a data nikam nepředávají.
• Stripe: platby.
• Apple, Google a Microsoft: doručování upozornění do aplikací, bez obsahu.
• Cloudflare: ochrana a doručování síťového provozu, pokud je u instance použita.
• Google Workspace (Google Ireland Ltd.): odesílání e-mailů ze Služby (upozornění, faktury).

Údaje neprodáváme. Orgánům veřejné moci je předáme jen tehdy, když to ukládá zákon.

Předání mimo EU

Region, ve kterém instance běží, je uveden v objednávce a v konzoli. Instance mohou běžet i mimo Evropský hospodářský prostor, například v USA. Stejně tak mohou mimo EHP sídlit někteří poskytovatelé modelů.

Předání mimo EHP probíhá jen se zárukami podle kapitoly V GDPR: na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (včetně rámce EU-USA pro ochranu osobních údajů) nebo standardních smluvních doložek.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

• Účet: po dobu trvání smlouvy. Po smazání uživatele zmizí jeho archiv, index a fakta z paměti do 24 hodin (kryptografickým vymazáním klíče).
• Konverzace v chatu: dokud je nesmaže uživatel nebo organizace.
• Archiv a dokumenty v paměti: podle tarifu Zákazníka.
  • PAYG 30 dní, S 365 dní, M 1 095 dní, L podle smlouvy.
  • Úryvky, které se 90 dní nehledaly, vypadnou z indexu.
  • Nepotvrzená fakta nabídneme ke smazání po 180 dnech.
• Provozní a auditní záznamy: podle nastavení organizace, ve výchozím stavu 10 let. Auditní řetězec je chráněný proti změnám.
• Faktury a účetní doklady: 10 let podle daňových předpisů.
• Zálohy: šifrované, v regionu instance, smazané po 30 dnech.
• Po skončení smlouvy: Zákazník si může data exportovat, poté je nevratně smažeme a vystavíme protokol o smazání.

7. Jak údaje chráníme

• Šifrování při přenosu (TLS) i v úložišti.
• Oddělené klíče pro paměť každého uživatele a pro tabulku zástupných hodnot.
• API klíče ukládáme jen jako otisk.
• Řízení přístupu podle rolí a auditní řetězec, který nejde přepsat.

Zaměstnanci FutuGen k datům Zákazníka nepřistupují. Výjimkou je servisní přístup, který Zákazník předem schválí. Je časově omezený (ve výchozím stavu 2 hodiny), zaznamenaný a zapsaný do auditu Zákazníka.

8. Vaše práva

Máte právo:

• na přístup k údajům, jejich opravu a výmaz,
• na omezení zpracování a přenositelnost,
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu.

U obsahu, který zpracováváme pro Zákazníka, vyřizuje žádosti vaše organizace jako správce; my jí s tím pomůžeme.

Žádosti posílejte na support@futugen.com. Odpovíme do jednoho měsíce. Jak požádat o smazání účtu a co se smaže, popisuje stránka Smazání účtu a dat.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

9. Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat, například při nové funkci nebo novém poskytovateli. Aktuální verze je vždy na futugen.com/privacy. O podstatných změnách informujeme Zákazníky e-mailem nebo v konzoli předem.

---

Privacy Policy

Version 2026-10-04, effective from 4 October 2026. In case of any discrepancy, the Czech version prevails.

This policy explains how FutuGen s.r.o. processes personal data in the FutuGen AI Gateway service (the "Service"). It covers the console, the API, the mobile and desktop apps and the FutuGen Gateway — history transfer browser extension.

1. Who we are

FutuGen s.r.o., company ID 26967405, VAT ID CZ26967405, registered office Kollárova 1714/1, 500 02 Hradec Králové, Czech Republic, registered in the Commercial Register kept by the Regional Court in Hradec Králové, section C, file 34107 ("FutuGen", "we").

Contact for privacy questions: support@futugen.com, or by post to our registered office.

2. Our role

The Service is ordered by an organization (the "Customer") for its employees and other users.

• As a processor for the Customer we process the content users put into the Service: prompts and model responses, chat conversations, documents, memory and imported history. The Customer is the controller of this data. It decides who uses the Service, which models and rules apply and how long data is kept. This processing is governed by the data processing agreement and the terms of service. Please contact your organization first with requests about this data.
• As a controller we process the data we need to provide, bill and protect the Service: accounts, contacts, billing and operational data. This policy applies to that data in full.

3. What data we process

Account and organization

• Name, work e-mail, role in the organization and sign-in data (the Service's sign-in system, verified e-mail).
• For the organization: company ID, name, registered office, VAT ID and VAT status, completed from the public registers ARES and VIES.
• Phone number and sector, if you provide them at registration.
• The version of the terms of service accepted by the organization's founder, and the time of acceptance.

Billing

• Plan, usage, invoices and payments. Card and SEPA payments are handled by the Stripe payment gateway. We never receive card numbers.

Operational data (metadata)

• For each model request: who sent it (member e-mail or API key), project, model, outcome, token count, price, policy version and number of replaced personal data items.
• Audit records of settings changes, approvals and access.
• Technical sign-in and security records (IP address, device, time).

We do not write the content of prompts or responses to operational records or to the audit.

Content you put in (for the Customer)

• Prompts and model responses. Before a prompt goes to an external model provider, the Service replaces personal data with placeholders. This covers birth numbers, names, addresses, phone numbers, e-mails, account numbers, dates of birth and other identifiers. If detection is not confident enough, the prompt is not sent. The placeholder table is stored separately and encrypted.
• Chat. Conversations are stored encrypted until you or your organization delete them.
• Documents and knowledge uploaded by the organization.
• Memory and imported history from ChatGPT or Claude, de-identified before storage.
  • Memory is personal by default.
  • A fact enters the organization's shared memory only with your consent.
  • You can view, correct, delete and export your memory.

Mobile and desktop apps

• The sign-in token is stored in the device's system keychain. The app locks after 5 minutes of inactivity and unlocks with biometrics or the device passcode.
• Only the encrypted chat and the document upload queue stay on the device. Copies of documents are deleted after 7 days at the latest.
• Push notifications contain only the event type and an identifier, never content. They are delivered by Apple, Google and Microsoft services.
• Approvals made in the app are written to the audit together with the device identifier.

Browser extension

• The extension helps you transfer a history export from ChatGPT and Claude into the Service. It does not read your conversations on the provider's website and does not click anything on your behalf.
• It has access only to chatgpt.com, claude.ai, your organization's instance address, downloaded files and its own storage.

Cookies and local storage

The console uses no analytics or advertising cookies. In the browser it stores only appearance and language settings and data needed for sign-in. The access token is kept in memory only.

4. Purposes and legal bases

• Providing the Service and performing the contract (Art. 6(1)(b) GDPR): accounts, sign-in, operation, support.
• Legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR): accounting and tax.
• Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR):
  • security of the Service and abuse detection,
  • audit and evidence of what happened in the Service,
  • enforcing claims,
  • communicating with the Customer's contact persons about the Service.
• The Customer's instructions (Art. 28 GDPR): content you put into the Service.

We do not use the content of prompts, documents or memory to train models or for any purpose of our own.

5. Who receives data

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Ltd. and the Google group): instance hosting, storage, encryption keys and backups.
• Model providers chosen by the Customer: OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft Azure OpenAI, Amazon Bedrock or Mistral.
  • They receive only de-identified prompts.
  • When the Customer uses its own provider key, the relationship with the provider is governed by the Customer's contract with that provider.
  • Local models run inside the instance's infrastructure and do not pass data anywhere.
• Stripe: payments.
• Apple, Google and Microsoft: delivery of app notifications, without content.
• Cloudflare: network protection and delivery, where used for the instance.
• Google Workspace (Google Ireland Ltd.): sending e-mails from the Service (notifications, invoices).

We do not sell data. We disclose it to public authorities only where the law requires it.

Transfers outside the EU

The region in which an instance runs is stated in the order and in the console. Instances may run outside the European Economic Area, for example in the USA. Some model providers may also be based outside the EEA.

Transfers outside the EEA take place only with safeguards under Chapter V GDPR: an adequacy decision of the European Commission (including the EU-U.S. Data Privacy Framework) or standard contractual clauses.

6. How long we keep data

• Account: for the term of the contract. After a user is deleted, their archive, index and memory facts disappear within 24 hours (by cryptographic erasure of the key).
• Chat conversations: until deleted by the user or the organization.
• Memory archive and documents: according to the Customer's plan.
  • PAYG 30 days, S 365 days, M 1,095 days, L per contract.
  • Snippets not searched for 90 days drop out of the index.
  • Unconfirmed facts are offered for deletion after 180 days.
• Operational and audit records: per the organization's settings, 10 years by default. The audit chain is tamper-evident.
• Invoices and accounting documents: 10 years under tax law.
• Backups: encrypted, kept in the instance region, deleted after 30 days.
• After the contract ends: the Customer can export its data, after which we delete it irreversibly and issue a deletion report.

7. How we protect data

• Encryption in transit (TLS) and at rest.
• Separate keys for each user's memory and for the placeholder table.
• API keys are stored only as hashes.
• Role-based access control and an audit chain that cannot be rewritten.

FutuGen staff do not access Customer data. The exception is a support session that the Customer approves in advance. It is time-limited (2 hours by default), recorded and written to the Customer's audit.

8. Your rights

You have the right to:

• access, rectification and erasure,
• restriction of processing and data portability,
• object to processing based on legitimate interests.

For content we process for the Customer, requests are handled by your organization as the controller, and we help it.

Send requests to support@futugen.com. We reply within one month. How to request account deletion and what is deleted is described on the Account and data deletion page.

You also have the right to lodge a complaint with the Czech Office for Personal Data Protection, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, www.uoou.cz.

9. Changes

We may update this policy, for example when adding a feature or a provider. The current version is always at futugen.com/privacy. We inform Customers of material changes in advance by e-mail or in the console.